• Tijd is niet het element dat voor stress zorgt. Het zijn de losse eindjes in je hoofd.
• Je moet voor een systeem zorgen waarin je meer vertrouwen hebt  dan in je hoofd.
• Je steekt alles (= alles wat je moet doen) in een systeem en dat systeem zorgt ervoor dat het op de juiste moment gedaan geraakt. Dit systeem is de workflow die je verder op de pagina vindt, aangevuld met een hele hoop mappen.
• Alleen doordat je een strikt systeem hebt, is er contradictorisch genoeg ruimte om het systeem los te laten. Alles is namelijk onder controle.

GTD zelf is een opeenvolging van telkens de volgende 3 stappen:

1. Verzamel
2. Verwerk
3. Voer uit

De tweede stap is veruit de belangrijkste omdat de eerste taak bij het verwerken een beslissingsfase is.  Wat is het dat ik hier vastpak. Je beslist dan waar het in je systeem terecht komt.  Zo kom je automatisch bij de uitvoering terug.

GTD in mijn eigen organisatie

Op een bepaald moment heb ik besloten om GTD los te laten op mijn bureau thuis. Daarvoor had ik wel een ‘’systeem”: af en toe een grote opruimbeurt en daarnaast een ‘light versie’ van geordend bijhouden. Er kwam dan altijd een periode waarin ik alsmaar langer op zoek moet naar mijn documenten  en dan kreeg ik een opruimaanval. En zo tekende zich 2 tot 3 keer per jaar een cyclus af van opgeruimd naar opruimaanval.

Voor de fun heb ik redelijk letterlijk gevolgd wat Allen voorschrijft als je met GTD wil beginnen. Het leukste daaraan was gaan winkelen met het boodschappenlijstje uit het boek. Ik ben thuis gekomen met een labelprinter, postbakjes en mapjes in verschillende kleuren. Dit laatste is een frivoliteit die ik mezelf heb gepermitteerd want David Allen is er geen voorstander van.

Ik ben aan de slag gegaan volgens de regels en de work flow die GTD voorschrijft (zie verder op deze bladzijde). Sindsdien heb ik een opgeruimd bureau dat zelfs al twee verhuizingen heeft overleefd. Ik hoef ook  nooit meer te zoeken naar cursusmateriaal, gespreksnotities, een interessant artikel of een onbetaalde factuur.

De labelprinter is zeer handig en prettig om in huis te hebben. Volgens Allen heb je die nodig omdat het ervoor zorgt dat je een probleem of een doelstelling benoemt en er een map voor maakt. En die map is de eerste stap in de verwezenlijking  van de doelstelling of de oplossing van het probleem.

Zo heb ik een mapje gemaakt met het label ‘hotels en citytrips’. In plaats van het tijdschrift met een aanlokkelijk artikel over een citytrip of een bespreking van een hotel lang bij te houden, scheur ik deze uit voor deze map. Ook de hotels die vrienden aanraden, schrijf ik op een briefje en steek ik in deze map.  Op deze manier moet ik deze zaken niet in mijn hoofd houden en een bestemming voor een citytrip is zo ook heel gemakkelijk gevonden. 

Ik ben met andere woorden, blij met de orde en de rust die GTD in mijn bureau heeft gebracht. En ik hou het moeiteloos vol. Sinds een tijd leg ik in elke opleiding timemanagement de workflow van GTD uit. In elke opleiding zijn er verschillende deelnemers die het systeem willen uitproberen of er meer over lezen. Bijna alle deelnemers passen meteen enkele basistechnieken toe en ervaren dit als een verbetering in hun productiviteit.

Voor mij is het ondertussen wel duidelijk: ‘Getting things done’ is here to stay!